◉学校法人の広報担当の方に向けて
こちらの記事では、学校法人の広報担当の方に向けてDXのハウツーを発信しています。
広報業務の大半はコンテンツ作成と外注管理・折衝の2つの業務に集約されます。
デジタル化、ひいてはDXを行うことで皆さんの業務を自動化させて、効率よく作業を進められるようになるでしょう。
それでは、広報担当のためのDXについて解説していきます。
DXの定義
兎にも角にも、DXとはなんだろうか？と、定義から始めていきましょう。
経済産業省の資料内に定義されるDXとはデジタルトランスフォーメーション「Degital Transformation」の略称で、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」と定義されています。
砕いて言ってしまえば、「紙をpdfにしましょう。それを一部署だけでなく、組織全体に浸透させることで、便利なだけでなく価値を生み出しましょう。」といった感じです。
そもそも、直接的な利益を生み出すことのない広報にとっては、どのようにして、DXをしていけば良いのでしょうか？
広報のDXについて、見ていきましょう！
広報にとってのDX
広報にとってのDXってなんでしょうか？ということで、広報担当のタスクを洗い出して見ましょう
＜コンテンツ制作＞
⚫︎イベント企画（ウェビナーなども含む）
⚫︎取材準備・取材
⚫記事作成
⚫︎公開スケジュール作成
＜外注とのやりとり＞
⚫︎外注先の募集
⚫︎金額交渉
⚫上長チェックバック
⚫︎撮影・取材の調整
⚫︎制作物の確認
⚫︎社内公開連携
広報にとって、時間を割かれて困るのは、上長へのチェックバックです。
外注先からのチェックを担当で行い、再度上司からのチェックで修正を行う、この中間のやりとりは、
上司からすると社内での返答のため優先順位が低いことがしばしばあります。
また、中間に担当者を挟むため、外注先と上長の間で認識のズレが生じます。
DXできるポイントは2つ
・タスクスケジュールの管理/共有
・発信内容のDX化
タスク・スケジュールの管理共有をDX化
社内、社外に問わず細かなタスクとスケジュールが多いのが、広報業務の特徴です。
こちらは、デジタルツールの導入で容易に解決することができます。
スケジュール管理
グーグルカレンダーを活用すれば、予定をオンライン常に保存するので、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスからいつでもスケジュールを呼び出すことができます。
また、スケジュールをオンライン上に保存しているので、同僚など他のユーザーとスケジュールを共有することもできます。
タスク管理
トレロは、タイムライン形式でタスクを管理することのできるツールです。
タスクの期限を設定して、通知を出すことができるので、仕事の見逃しがありません。
クラウドサイン
クラウドサインは、オンライン上で判子を押せるツールです。
担当の方に、オンライン上での契約書面を送信し、それを承認すると判子を押したのと同じ効力を得ることができ、
お客さんや上司からの決裁をその場ですぐにもらうことが可能なので、「上司の判子がないから仕事が進まない！」ということがなくなります。
発信内容のDX化
広報はよく、利益を生み出さない部署などと言われることがあります。
ですが、広報の活動により集客数が伸びるのは明らかであり、営業の援護射撃のような役割を果たしていることもまた、事実です。
その広報による利益が見える化されると、どうでしょうか？
SNSの活用
従来の広報では、パンフレットやポスターなど、紙がメインの媒体でした。
しかし、現代においてはスマートフォンが普及し、各個人や訴求したいターゲット層に限定をして、発信をすることができるようになりました。
紙からデジタルに移行することで、従来は画一的にユーザーとの接触をしていたものが、各ターゲットへ向けたパーソナルな内容を発信することができるようになりました。
また、スマートフォンの普及により、
静止画だけでなく、動画によって視覚だけでなく、聴覚にもアプローチができるようになりました。
動画の活用
従来、説明会などのスピーカーによる一方的なコミュニケーションは、動画へと変換することで、視聴の機会が増えました。従来は、日程を調整し会場に足を運ばねばなりませんでしたが、動画であれば、時間や場所を選ばないので、ユーザーの好きなタイミングで視聴することができます。
インタラクティブ動画のご提案
通常の動画は視聴して終わりなので、スピーカーからの一方的なコミュニケーションとなってしまいます。そこで、インタラクティブ動画を活用してみてはいかがでしょうか？
インタラクティブ動画とは、動画内にクリックやタップできる項目が出現し、ユーザーが体験型で視聴できる動画のことです。
＜弊社の参考事例＞
インタラクティブ動画は、どの項目が何回クリックされたか、何秒見た時点で視聴をやめたのかなど、ユーザーがどの項目に興味があるのかを計測することができるので、ユーザーの興味に合わせた内容の発信がより精密に可能となっています。
WEBパンフレットのご提案
WEBパンフレットもインタラクティブ動画と同様に、広報において現在一推しのDXです。
従来の紙のパンフレットではしっかりと見られているのかが分かりませんでしたが、WEBパンフレットなら、どんなユーザーが何ページ目をどれくらいの時間見ているのか等、詳細なレポートを抽出することが可能なので、ユーザーの興味関心に合わせて発信をすることが可能です。
CRMにより効率化
動画やWEBを活用する上で外せないのがCRMソフトの活用です。
CRMソフトとは、顧客の情報を回収し、ターゲット分類を行うソフトのことを言います。
例えば、こんな画面を見たことはありますか？
これは顧客情報を回収するための、フォームです。
みなさんも資料を取り寄せる際などに、入力したことがあるのではないでしょうか？
ここに入力された情報を元に、顧客の分類を行い発信内容をターゲット層ごとに合わせた内容へとカスタマイズをします。
画一的な内容ではなく、ターゲットを分けるのは、男性や女性、年齢、その人の興味関心など、個人によって、響く訴求の内容は異なるため、パーソナライズされたメッセージを届けることが費用対効果などから重要となります。
また、CRMではどのくらいクリックされたから、どのくらいリアルの集客に繋がった。と、数値的に、成果を見ることができるため、従来には利益を産まないと言われた広報部門でもキッチリと目に見える成果を上長に示すことができるようになります。
DX業者の選定ポイント
最後にDXを進める際の業者の選び方です。
業者を選定するポイントは大きくは3つあります。
1.目的、戦略に則った推進をしてくれるか
DXは部署間を跨ぎ、組織全体で推進していくものであるという認識をお持ちください。
「便利になるから」と言って、全てを一気にデジタル化することはおすすめしません。
「承認のワークフローを省略する。」「入力作業を自動化して、意思決定の時間を増やす。」など、
目的、戦略に沿って推進する業者を選定してください。
利益だけを重視する、中抜きの多い中間業者にはお気をつけください。
2.助成金や補助金に関する知見があるのか
特に学校法人は通常の企業と違って受けられる待遇が違う場合はございますので、助成金や補助金の相談を加味した上で、数社に見積もりを依頼するのが良いでしょう。
まとめ
今回は、広報のためのDXということで記事にしました！
DXによって自動化して効率的に業務を進められるところはデジタルに任せるのがおすすめです！
記事中では、WEBパンフレットを広報のDXの例として取り上げていますが、全てをデジタルにする必要はありません。紙には紙の良さがあり、パンフレットなんかはデジタル化せずに紙でユーザーに届けた方が、効果が上がる場合もあります。
弊社ではDXだけでなく、あらゆる技術や手法を使用した、学校法人の広報のためのサービスを提供していますので、「こんなこともできますか？」と言ったようなこともお気軽にお問い合わせください！